Telemunca – ghid practic de implementare

Cadrul legal

U.E. – ACORDUL CADRU ASUPRA TELEMUNCII S/2002/206.01.02 (BRUXELLES)

• nu are natura juridică a unei legislații secundare (regulament/directivă);
• trebuie implementat de partenerii sociali din statele membre U.E. potrivit Tratatului privind Funcționarea U.E.;

România – LEGE NR. 81/30.03.2018 PRIVIND REGLEMENTAREA ACTIVITĂȚII DE TELEMUNCĂ publicată în Monitorul Oficial al României cu numărul 296 din data de 2 aprilie 2018;

Ce reglementează?
Condițiile și modalitatea de desfășurare a raporturilor de muncă în regim de telemuncă.

Cui se aplică?
Angajaților cu contract individual de muncă pe durată determinată/nedeterminată (normă întreagă/timp parțial)

În ce domenii se aplică?

• legea nu este limitativă;
• domenii de activitate conform CAEN- urilor (obiectul de activitate al angajatorului) în care e posibilă desfășurarea activității în regim de telemuncă ținând cont de specificul poziției angajatului;
• particularitate – funcții/meserii pentru care îndeplinirea atribuțiilor menționate în fișa postului se realizează prin intermediul tehnologiei informației și comunicațiilor;
• angajatorul este unicul în măsură să decidă dacă în funcție de obiectul de activitate, specificul muncii, modul de organizare utilizarea telemuncii este o soluție viabilă pentru business-ul său.

Ce e Telemunca?

• formă de organizare a muncii prin care salariatul, în mod regulat și voluntar, își îndeplinește atribuțiile specifice funcției, ocupației sau meseriei pe care o deține, în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, cel puțin o zi pe lună, folosind tehnologia informației și comunicațiilor.

Cine poate avea calitatea de Telesalariat?

• orice salariat încadrat cu contract individual de muncă care își desfășoară activitatea în regim de telemuncă.

AVANTAJE SALARIAȚI

• Alegerea programului de lucru
• Concentrarea pe rezultat, nu pe timpul efectiv lucrat
• Creșterea productivității
• Reducerea elementelor care distrag atenția
• Diminuarea stress- ului
• Reducerea/diminuarea riscului de conflict cu colegii/superiorii
• Scăderea timp și costurilor aferent transportului
• Creșterea gradului de satisfacție al angajatului
• Echilibru viață profesională/viață personală
• Acces facil la salariile competitive din marile orașe
• Accesul persoanelor cu dizabilități la muncă în condiții de egalitate de tratament

DEZAVANTAJE SALARIAȚI

• Riscul de a munci și în afara programului de lucru/weekenduri/vacanțe
• Riscul de a nu se putea deconecta de la muncă
• Diminuarea limitelor dintre viață profesională – viață privată
• Pierderea comunicării cu colegii
• Erodarea spiritului de echipă
• Standardele de confort și condițiile de la locul de muncă nu sunt garantate
• Izolare socială și profesională
• Pierderea contactului cu modul în care firma se dezvoltă
• Lipsa accesului direct la mentenanța IT (încetinirea lucrului)

AVANTAJE ANGAJATOR

• Acces la angajați competenți indiferent de locația lor
• Scăderea costurilor aferente sediului
• Reducerea/scăderea monitorizării comportamentului salariatului
• Flexibilitate sub aspectul clienților care pot fi deserviți (oferirea serviciilor și în afara orelor obișnuite de program)
• Creșterea productivității angajaților
• Îmbunătățirea ratei de retenție a salariaților
• Reducerea absenteismului

DEZAVANTAJE ANGAJATOR

• Necesitatea îmbunătățirii infrastructurii IT
• Probleme de securitate a rețelei (pierdere date/accesare neautorizată)
• Defectarea echipamentelor IT
• Timp de reacție întârziat pentru mentenanța IT
• Măsura nu e aplicabilă tuturor angajaților (doar cei a căror activitate e pretabilă telemuncii)
• Asigurarea sănătății și securității în muncă e dificilă
• Managerii pot avea percepția pierderii controlului asupra echipei

Condiții

ACORDUL DE VOINȚĂ
– salariatul trebuie să fie de acord cu desfășurarea activității în regim de telemuncă – acordul de voință trebuie manifestat expres;
– angajatorul nu poate modifica unilateral contractul individual de muncă în sensul de a impune regimul telemuncii ca formă de organizare a activității salariatului;
– salariatul nu poate fi cercetat și sancționat disciplinar în cazul în care nu este de acord cu desfășurarea activității în regim de telemuncă;
– angajatorul nu poate fi obligat să consimtă la regimul telemuncii ca formă de organizare dacă aceasta nu e conformă intereselor sale;
– desfășurarea activității în regim de telemuncă în lipsa acordului salariatului prin încheierea contractului individual de muncă sau a unui act adițional – contravenție – sancțiune: amenda: 5.000 lei.

FORMA SCRISĂ (CONDIȚIE DE VALIDITATE)
– acordul de voință al părților trebuie manifestat în scris;
– desfășurarea muncii în regim de telemuncă se menționează expres în contractul individual de muncă nou încheiat/actul adițional la contractul individual de muncă existent;
– nerespectarea obligației de a prevedea în mod expres în contractul individual de muncă/actul adițional la contractul individual de muncă prestarea muncii în regim de telemuncă – contravenție – sancțiune amendă: 10.000 lei pentru fiecare persoană.

REPETITIVITATEA
– minimul impus de lege pentru prestarea activității în regim de telemuncă – cel puțin o zi pe lună;
– prin acordul părților se poate stabili o perioadă mai lungă de timp pentru desfășurarea activității prin telemuncă;
– normă de muncă nu poate fi realizată în întregime în regim de telemuncă (perioadă și/sau zile în care munca trebuie să se realizeze la un loc de muncă organizat de angajator).

LOCUL TELEMUNCII

– atribuțiile prevăzute în fișa postului trebuie să se desfășoare în alt loc de muncă decât cel organizat în mod obișnuit de angajator (ex: sediu social, punct de lucru, sucursală, reprezentanță);
– legea lasă libertatea părților pentru a stabili de comun acord în baza consimțământului lor unde va fi desfășurată activitatea în regim de telemuncă;
– nu există nicio dispoziție legală care să limiteze locul de muncă în regim de telemuncă la o singură locație;
– părțile pot stabili de comun acord că mai multe locații vor constitui loc al muncii (art. 5 alin. 2 lit. c);

TEHNOLOGIA INFORMAȚIEI ȘI COMUNICAȚIILOR (TIC)

– îndeplinirea atribuțiilor în regim de telemuncă trebuie să se realizeze prin utilizarea tehnologiei necesare pentru prelucrarea informației (procurarea, procesarea, stocarea, convertirea și transmiterea);
– poate fi folosită orice formă de tehnologie aptă să asigure prestarea muncii (computer, laptop, telefon, fax, scan).

CONTRACTUL INDIVIDUAL ÎN REGIM DE TELEMUNCĂ

PROGRAMUL DE LUCRU


• dispozițiile legale sunt caracterizate de flexibilitate;
• stabilirea și organizarea programului de muncă în regim de telemuncă se realizează în baza acordului de voință comun dintre telesalariat și angajator;
• în funcție de nevoile angajatului și angajatorului (ex: telesalariatul lucrează cu parteneri de pe alte continente), de modul de organizare al activității angajatorului, părțile stabilesc modalitatea optimă de realizare a normei de muncă (întreagă/parțială) din perspectiva programului de lucru;
• dispozițiile legale se completează cu prevederile din Codul muncii (legea generală) cu privire la repartizarea timpului de muncă, durata maximă a timpului de lucru, munca de noapte etc.
• soluție: evidențierea programului de lucru în mod expres în CIM/AA la CIM)/stabilirea interdicției de a efectua munca de noapte.

MUNCA SUPLIMENTARĂ


• telesalariatul poate efectua muncă suplimentară;
• la cererea angajatorului, cu acordul expres, în scris al telesalariatului;
• solicitarea de muncă suplimentară e oportun să fie efectuată în scris, să fie stabilite condițiile și criteriile în care este solicitată (ex: o anumită perioadă, aferent unui anumit proiect, determinarea numărului de ore estimat etc.);
• soluție: inserarea unei prevederi în CIM/CCM/Regulamentul intern, în sensul că telesalariatul își asumă toate consecințele legale ce derivă din efectuarea de muncă suplimentară nesolicitată de angajator.

EVIDENȚIEREA ORELOR DE MUNCĂ


• în cazul implementării telemuncii, angajatorul trebuie să asigure evidențierea orelor de muncă prestate de salariat;
  • soluție: platformă în care telesalariații își pot înregistra orele de muncă pe bază de “user” și “parolă” comunicată individual fiecărui telesalariat / rapoarte detaliate de activitate transmise cu o frecvență stabilită de părți.

STATUTUL TELESALARIATULUI


• telesalariatului nu îi pot fi acordate condiții mai slabe față de salariații care își desfășoară activitatea în alt loc de muncă decât cel organizat în mod obișnuit de angajator;
• telesalariatului trebuie să-i fie acordate toate drepturile care rezultă din lege, CCM, regulament intern în condiții de egalitate cu salariații care își desfășoară activitatea de la sediul/domiciliul angajatorului;
• în cazul încălcării obligației de a acorda toate drepturile în condiții de egalitate, există riscul invocării discriminării de către telesalariat și solicitării de daune (în măsura în care sunt dovedite);
  • soluție: prin CCM/regulament intern angajatorul poate prevedea garanții specifice acordate telesalariaților pentru menținerea statutului de salariat cu drepturi depline.

VERIFICAREA ACTIVITĂȚII TELESALARIATULUI 
MODALITATEA DE VERIFICARE

• angajatorul are dreptul să verifice modul în care telesalariatul își îndeplinește atribuțiile;
• verificarea se va face în cadrul unui program precis determinat, în caz contrar angajatorul e decăzut din dreptul de a efectua controlul;
• în cazul în care locul desfășurării activității telesalariatului este la domiciliul sau reședința acestuia, orice verificare a activității telesalariatului se poate realiza numai în urma notificării acestuia în avans și sub rezerva obținerii consimțământului acestuia cu privire la acordarea accesului în spațiul calificat ca loc al muncii;
  • soluții:
    – inserarea unei clauze în cadrul CIM/Regulamentul intern pentru menționarea obligației corelative a telesalariatului de a se supune controlului, în caz contrar fapta fiind calificată ca abatere disciplinară cu indicarea sancțiunii;
    – inserarea unei clauze în CIM/Regulamentul intern prin care telesalariatul să consimtă și să permită accesul la locul desfășurării activității în regim de telemuncă (domiciliul/reședință);
    – inserarea unei clauze în cadrul CIM/Regulamentul intern în care se poate seta un interval orar săptămânal/lunar/trimestrial/anual în care angajatorul poate verifica modul de îndeplinire a obligațiilor;
    – crearea unei proceduri (capitol Regulamentul intern) de verificare a modului de îndeplinire a obligațiilor (ex: rapoarte de activitate zilnice/săptămânale/lunare/stadii ale proiectelor);
    – folosirea unor mijloace electronice care să facă posibilă verificarea activității telesalariatului la distanță (platformă care să permită logarea angajatorului în timp real pe contul folosit de telesalariat).

SĂNĂTATEA/SECURITATEA ÎN TELEMUNCĂ

“OBLIGAȚII ANGAJATOR”

1. REGULA – angajatorul trebuie să asigure mijloacele aferente tehnologiei informației și comunicațiilor și/sau echipamentele de muncă sigure necesare prestării muncii.

Neîndeplinirea obligației – Contravenție – sancțiune: amendă 2.000 lei
EXCEPȚIE – părțile pot conveni de comun acord ca desfășurarea activității în regim de telemuncă să se realizeze cu mijloace aferente tehnologiei informației și comunicațiilor și/sau echipamentele de muncă proprii (ale telesalariatului).

RISC: răspunderea în domeniul prevenirii riscurilor și accidentelor în domeniul sănătății și securității în muncă aparține angajatorului (Legea nr. 81/2018 se completează cu Legea nr. 319/2006 a sănătății și securității în muncă);
LIMITAREA RISCULUI: inserarea în CIM a unor obligații în sarcina telesalariatului în sensul că va utiliza mijloace tehnice și de comunicații proprii sigure pentru prestarea muncii, că va permite inspectarea acestora de către angajator pentru a determina dacă sunt apte să asigure protecția telesalariatului din punct de vedere al sănătății și securității în muncă, că va participa la instruirea SSM și că va acționa întotdeauna în conformitate cu informarea, instruirea și instrucțiunile de lucru comunicate de angajator pentru prevenirea riscurilor și accidentelor de muncă.

N.B. în ipoteza în care locul muncii e la domiciliul telesalariatului, se vor lua măsuri pentru ca inspectarea echipamentului de lucru să nu aducă atingere vieții intime (notificare prealabilă în scris și obținere consimțământ expres).

2. REGULA – angajatorul trebuie să instaleze, să verifice și să întrețină echipamentul de muncă necesar;

Neîndeplinirea obligației – Contravenție – sancțiune: amendă 2.000 lei.

EXCEPȚIE – părțile pot conveni de comun acord ca instalarea, verificarea și întreținerea echipamentului necesar pentru desfășurarea activității în regim de telemuncă să se realizeze de telesalariat.

RISC: răspunderea în domeniul prevenirii riscurilor și accidentelor în domeniul sănătății și securității în muncă aparține angajatorului (Legea nr. 81/2018 se completează cu Legea nr. 319/2006 a sănătății și securității în muncă;

LIMITAREA RISCULUI: inserarea în CIM a unor obligații în sarcina telesalariatului în sensul că telesalariatul își asumă obligația de a efectua toate demersurile pentru instalarea și menținerea echipamentului de lucru în stare de funcționare optima, că va permite inspectarea acestora de către angajator pentru a determina dacă sunt apte să asigure protecția telesalariatului din punct de vedere al sănătății și securității în muncă, că va participa la instruirea SSM și că va acționa întotdeauna în conformitate cu informarea, instruirea și instrucțiunile de lucru comunicate de angajator pentru prevenirea riscurilor și accidentelor de muncă.

N.B. în ipoteza în care locul muncii e la domiciliul telesalariatului, se vor lua măsuri pentru ca inspectarea echipamentului de lucru să nu aducă atingere vieții intime (notificare prealabilă în scris și obținere consimțământ expres).

3. REGULA – angajatorul trebuie să asigure condiții pentru ca telesalariatul să primească o instruire suficientă şi adecvată în domeniul securității şi sănătății în muncă, în special sub formă de informații şi instrucțiuni de lucru, specifice locului de desfășurare a activității de telemuncă şi utilizării echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la schimbarea locului de desfășurare a activității de telemuncă, la introducerea unui nou echipament de muncă, la introducerea oricărei noi proceduri de lucru.

Neîndeplinirea obligației – Contravenție – sancțiune: amendă 2.000 lei.
SOLUȚIE: cuprinderea în Regulamentul intern al angajatorului a unui capitol cu privire la modalitatea în care societatea își aduce la îndeplinire obligația de a acorda securitatea și sănătatea în muncă care să prevadă între altele:
– procedura de informare și instruire a telesalariaților cu privire la riscurile profesionale (inclusiv obligația acestora de a se prezenta periodic la sediul angajatorului sau la un alt loc comunicat de acesta pentru efectuarea informării și instruirii);
– identificarea riscurilor specifice legate de sănătatea și securitatea în muncă a telesalariaților (inclusiv dreptul angajatorului ca prin delegarea unui lucrător desemnat de acesta să inspecteze locul muncii/domiciliul de unde salariatul urmează să-și desfășoare activitatea, să identifice riscurile profesionale și să propună măsurile specifice);
– obligația telesalariaților de a permite angajatorului inspectarea domiciliului de unde telesalariatul urmează să-și desfășoare activitatea în vederea identificării riscurilor profesionale și măsurilor specifice pentru asigurarea securității și sănătății în muncă;
– posibilitatea telesalariaților de a avea acces la sfaturile lucrătorilor desemnați pentru activitățile de protecție și prevenire a riscurilor profesionale (de ex. 1 zi pe săptămână/lună).

OBLIGAȚII ANGAJATOR

4. REGULA – angajatorul trebuie să asigure condiții pentru ca telesalariatul să primească o instruire suficientă şi adecvată în domeniul securității şi sănătății în muncă, în special sub formă de informații şi instrucțiuni de lucru, specifice locului de desfășurare a activității de telemuncă şi utilizării echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la schimbarea locului de desfășurare a activității de telemuncă, la introducerea unui nou echipament de muncă, la introducerea oricărei noi proceduri de lucru.

Neîndeplinirea obligației – Contravenție – sancțiune: amendă 2.000 lei.”
SOLUȚIE: cuprinderea în Regulamentul intern al angajatorului a unui capitol cu privire la modalitatea în care societatea își aduce la îndeplinire obligația de a acorda securitatea și sănătatea în muncă care să prevadă între altele:
– procedura de informare și instruire a telesalariaților cu privire la riscurile profesionale (inclusiv obligația acestora de a se prezenta periodic la sediul angajatorului sau la un alt loc comunicat de acesta pentru efectuarea informării și instruirii);
– identificarea riscurilor specifice legate de sănătatea și securitatea în muncă a telesalariaților (inclusiv dreptul angajatorului ca prin delegarea unui lucrător desemnat de acesta să inspecteze locul muncii/domiciliul de unde salariatul urmează să-și desfășoare activitatea, să identifice riscurile profesionale și să propună măsurile specifice);
– obligația telesalariaților de a permite angajatorului inspectarea domiciliului de unde telesalariatul urmează să-și desfășoare activitatea în vederea identificării riscurilor profesionale și măsurilor specifice pentru asigurarea securității și sănătății în muncă;
– posibilitatea telesalariaților de a avea acces la sfaturile lucrătorilor desemnați pentru activitățile de protecție și prevenire a riscurilor profesionale (de ex. 1 zi pe săptămână/lună).

OBLIGAȚII TELESALARIAT
– să-și desfășoare activitatea în conformitate cu pregătirea şi instruirea sa, precum şi cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională nici propria persoană, nici alte persoane care pot fi afectate de acțiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă;
– să informeze angajatorul cu privire la echipamentele de muncă utilizate şi la condiţiile existente la locurile desfăşurării activităţii de telemuncă şi să îi permită acestuia accesul, în măsura în care este posibil, în vederea stabilirii şi realizării măsurilor de securitate şi sănătate în muncă, necesare conform clauzelor din contractul individual de muncă, ori în vederea cercetării evenimentelor;
– să nu schimbe condițiile de securitate și sănătate în muncă de la locurile în care desfășoară activitatea de telemuncă;
– să utilizeze numai echipamente de muncă care nu prezintă pericol pentru securitatea și sănătatea sa;

– să îşi desfăşoare activitatea cu respectarea dispozițiilor privind obligațiile lucrătorilor, așa cum sunt ele prevăzute în Legea securității și sănătății în muncă nr. 319/2006, cu modificările ulterioare, precum și în conformitate cu clauzele contractului individual de muncă;

– să respecte regulile specifice și restricțiile stabilite de către angajator cu privire la rețele de internet folosite sau cu privire la folosirea echipamentului pus la dispoziție.”

SUPORTAREA COSTURILOR/CHELTUIELILOR


• angajatorul este obligat să suporte costurile;
• acordul părților (expres, în scris) cu privire la una dintre următoarele modalități:
• costurile aferente să fie suportate de angajator;
• costurile aferente să fie suportate de salariat pe cheltuiala angajatorului;
• costurile aferente să fie suportate de salariat pe cheltuiala lui, însă cu asigurarea unui
• salariu corespunzător, pentru a-i permite aceste cheltuieli.
  • soluție: inserarea unei clauze în CIM pentru stabilirea modului de acoperire a costurilor materialelor, a utilităților (energie electrică, telefonie, servicii internet) care sunt necesare în vederea îndeplinirii atribuțiilor specifice din fișa postului.

MĂSURI DE COMBATERE A IZOLĂRII ȘI DEZVOLTAREA CARIEREI


• există riscul ca telesalariații să nu aibă acces la educația și îndrumarea pe care le primesc cei care lucrează la sediul și nici la învățarea informală de care au parte oamenii care intră în contact și discută cu colegii de muncă;
• angajatorul trebuie să prevadă măsuri de protejare a telesalariaților cu munca la domiciliu împotriva riscului izolării, depresiilor cauzate de lipsa interacțiunii cu colegii (care poate deveni o problemă de securitate și sănătate în muncă) prin întâlniri regulate cu echipa extinsă, participarea la diferite training-uri, workshop-uri, activități recreative;
  • soluție: crearea unor proceduri care să aibă drept scop combaterea izolării, crearea unor planuri de dezvoltare a carierei, crearea oportunităților de relaționare.

Material realizat cu simț de răspundere de către ONV LAW – partener juridic strategic ARSC